Автоматизація логістичної компанії: доставка, курʼєри і склад
Курʼєрська служба на 15 машинах щодня отримує замовлення телефоном, у Telegram і через сайт - і диспетчер вручну зводить це в один список, дзвонить курʼєрам, питає де хто зараз. Коли замовлень стає більше 50-60 на день, ручна диспетчеризація ламається: адреси плутаються, курʼєри їздять напівпорожніми машинами, а клієнт не розуміє, де його посилка. Автоматизація вирішує це не одним інструментом, а ланцюжком дій: прийом замовлення, розподіл по курʼєрах, трекінг у реальному часі і звірка грошей увечері.
Автоматизація логістичної компанії: прийом замовлень і перевірка адреси
Замовлення приходять з різних каналів - дзвінок, форма на сайті, повідомлення в Telegram, іноді заявка оптового клієнта через CRM. Система збирає всі ці джерела в одну чергу, замість того щоб диспетчер вручну переносив дані з блокнота у таблицю. Кожна заявка одразу отримує номер, статус «прийнято» і мітку часу - це прибирає плутанину, коли два курʼєри отримують те саме замовлення.
Коли адреса потрапляє в систему, вона проходить геокодування - перетворюється на координати і накладається на карту зон обслуговування. Якщо адреса за межами зони, диспетчер бачить це одразу, а не через 40 хвилин, коли курʼєр вже їде і дзвонить «я не доїду». Для міста з радіусом 25-30 км це економить в середньому 10-15 хвилин на кожне помилково прийняте замовлення.
Вартість доставки система рахує автоматично за відстанню від складу чи точки видачі та за вагою чи обʼємом посилки: базовий тариф плюс ціна за кілометр понад безкоштовний радіус, плюс надбавка за вагу від певного порогу, наприклад від 10 кг. Клієнт бачить точну суму до підтвердження замовлення, а не «диспетчер порахує і передзвонить» - це знижує кількість скасувань і суперечок після доставки.
Розподіл замовлень по курʼєрах і побудова маршруту
Ручна диспетчеризація тримається, поки курʼєрів менше десяти: диспетчер памʼятає, хто де і скільки в нього ще пакунків. При 20-40 курʼєрах цей підхід починає програвати - хтось стоїть без завдань, а хтось везе шосту доставку поспіль і запізнюється на всі наступні. Автоматичний розподіл бере цю логіку на себе і призначає виконавця за конкретними критеріями.
Головні критерії призначення - зона, у якій зараз перебуває курʼєр, його поточне завантаження, тобто скільки точок вже в маршруті, і тип транспорту: пішому курʼєру не варто давати замовлення за 8 км, а водію на авто немає сенсу віддавати доставку через двір, куди простіше дійти пішки за 5 хвилин. Система порівнює всіх доступних курʼєрів у зоні і вибирає того, хто виконає замовлення швидше і з меншим гаком.
На день система будує маршрут із послідовністю точок, а не просто список адрес у порядку надходження. Правильна послідовність економить пальне і час: курʼєр із 12 точками за день, якщо їх упорядкувати географічно, а не хронологічно, проїжджає на 20-30% менше кілометрів. Для служби на 25 курʼєрів це десятки тисяч гривень пального на місяць.
Статуси і трекінг доставки в реальному часі
Кожне замовлення проходить один і той самий ланцюжок статусів: прийнято, у роботі, курʼєр в дорозі, на місці, вручено або не вручено. Клієнт бачить спрощену версію - де курʼєр і коли приблизно чекати доставку, без зайвих деталей про завантаження чи маршрут. Диспетчер бачить повну картину: усіх курʼєрів на карті, час на кожному етапі і які замовлення вибиваються з графіка.
Коли курʼєр приїжджає, а клієнт не відповідає на дзвінок чи повідомлення, система фіксує це як окремий статус і запускає таймер: наприклад, 15 хвилин очікування, потім автоматичне нагадування клієнту і сигнал диспетчеру. Це прибирає ситуацію, коли курʼєр стоїть під дверима 40 хвилин, а диспетчер про це навіть не знає.
Перенесення доставки - типова ситуація, яку варто закладати в логіку системи одразу: клієнт просить завтра, курʼєр повертає замовлення на склад або бере наступне зі свого списку, а нова дата автоматично зʼявляється в черзі на завтрашню диспетчеризацію. Без такого механізму перенесені замовлення губляться між змінами - хтось про них просто забуває.
Курʼєрський Telegram-бот замість дзвінків диспетчера
Курʼєр отримує список замовлень і кожне нове завдання прямо в Telegram-боті: адреса, контакт клієнта, сума до отримання, коментар. Він підтверджує, що взяв замовлення, одним натисканням - і статус одразу міняється в системі диспетчера, без дзвінка «алло, я взяв пʼяту точку».
Після вручення бот просить зробити фото посилки на місці і, якщо потрібно, підпис клієнта на екрані - це підтвердження доставки, яке лишається в системі і закриває суперечки на кшталт «мені нічого не привозили». Якщо замовлення з накладеним платежем, курʼєр одразу відмічає, скільки готівки прийняв.
Такий бот замінює 15-20 дзвінків диспетчера за зміну на кожного курʼєра: не треба питати «де ти», «взяв замовлення чи ні», «скільки грошей зібрав». Диспетчер витрачає час не на опитування курʼєрів, а на замовлення, які реально вимагають втручання - зміну адреси, скаргу клієнта, форс-мажор на маршруті.
Облік складу, грошей і аналітика курʼєрської служби
Приймання товару на склад система фіксує окремою операцією: що прийшло, у якій кількості, куди покладено. Це важливо для служб, які не просто перевозять товар від точки А до точки Б, а тримають його на короткостроковому зберіганні перед видачею курʼєрам зранку - без обліку складу легко загубити частину партії і виявити це тільки на скарзі клієнта.
Накладений платіж - окрема ділянка обліку: система памʼятає, скільки готівки чи безготівкового платежу має здати кожен курʼєр за зміну, і наприкінці дня звіряє цю суму з тим, що курʼєр фактично приніс. Розбіжність у 200-300 гривень на одного з 30 курʼєрів непомітна вручну, а автоматична звірка інкасації показує її одразу.
Аналітика показує вартість доставки по зонах, середній час на точку, кількість замовлень на курʼєра за зміну і відсоток вчасних доставок. З цих цифр видно, який курʼєр стабільно перевиконує норму, а який маршрут щомісяця виходить дорожчим за пальне, ніж приносить дохід. Команда Devlly збирає такі системи під конкретну логістичну компанію - від прийому замовлення в Telegram до звірки каси наприкінці дня.